Seit dem Frühjahr 2020 gilt in Deutschland eine allgemeine Verpflichtung zum Führen von sicheren Registrierkassen für viele Händler und ihre Verkaufsstellen. Die verschiedenen Systeme erleichtern Onlinehändlern sowie Betreibern von Ladengeschäfte dabei vielerlei Prozesse, beispielsweise können diverse Zahlmethoden mit einem entsprechenden Kassensystem auch lokal angeboten werden.

kasse-geldOnline-Aktionen, Geschenk-Coupons oder Rabatte können dann von der Kasse im Laden eingescannt und dem gekauften Produkt zugeordnet werden. Die von Händlern dabei erhaltenen Daten werden durch ein gutes Registrierkassensystem gemäß den gesetzlichen Vorschriften gespeichert, verarbeitet und für den Export vorbereitet.

Ein funktionales Kassensystem erleichtert die jährliche Steuererklärung

Sowohl bei der Vorsteuer als auch für die jährliche Berechnung aller Einnahmen und Ausgaben bietet ein modernes Kassensystem Funktionen an, um den Gewinn des Geschäftsjahrs vereinfacht in die ELSTER Formularfelder übernehmen zu können. Werden die von der Registrierkasse vorsortierten Datensätze an den Steuerberater übergeben, verkürzt sich auch hier die Bearbeitungszeit. In diversen Branchen, in denen aktuell noch keine Verpflichtung zum Führen von Registrierkassen besteht, lohnt sich die Umstellung von offenen Kassen also dennoch. Aktuell müssen in Deutschland noch keine elektronischen Registrierkassen geführt werden von:

  • Kleinunternehmen mit vereinfachter Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 19 UStG
  • Gastronomiebetriebe
  • Hair-Stylisten, Friseursalons
  • Autowerkstätten
  • Einzelhändler (e.K., GbR, GmbH, UG u.a.)

In einem Kassensystem auf dem neuesten Stand der Technik vereinen sich Kassen- und Lagerbestandssoftware mit einer leistungsstarken Datenbankanbindung. Wer Kunden dann möglichst viele Mittel und Wege anbietet, um den eigenen Datensatz aktuell zu halten, profitiert noch mehr und kann die angelegten Daten für interessante Absatzsteigerungen durch individualisierte Angebote nutzen.

Intuitive Menüführung und verschlüsselter Datenzugriff

In vielen Softwarelösungen für den Handel sind die Menüs so angelegt, dass sich ein intuitives Verständnis des gesamten Programms ergibt. Wie beim Onlineverkauf legen Hersteller von geschlossenen Kassensystemen größten Wert auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit und bieten Hilfe zur Selbsthilfe. Neben ewig langen Bedienungsanleitungen haben sich dabei Videotutorials immer mehr durchgesetzt. Bei Fragen zur Bedienung der zahlreichen Funktionen gibt es zudem Soforthilfe im automatisierten Chat, einfache Antworten auf die häufigsten Nutzerfragen sowie die Option, über das Internet persönlich zum Support Kontakt aufzunehmen.

Ob bar, mit der Kreditkarte, einem geschenkten Gutschein oder via PayPal bezahlt wird – alle aufgezeichneten Daten werden sicher für die Finanzbehörden abgespeichert und bestmöglich nach den neuesten Sicherheitsstandards verschlüsselt. Auch heute kann es allerdings keine Garantie für einen 100%igen Ausschluss von Fremdzugriffen geben.

Was ist die beste Registrierkasse für mein Unternehmen?

Die Funktionsvielfalt effizienter Kassensysteme lässt sich speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse einer Branche hin buchen. So haben gastronomische Betriebe andere Anforderungen an die Buchführung als ein Onlinehändler, der einen Lieferschein zu jeder Bestellung legen muss. Auch die Berechnung von Courtagen oder prozentualen Gewinnverteilungen im Maklerwesen bereitet aktuellen Registrierkassen keine Schwierigkeiten. Damit kein unnötiger Funktionsumfang zu einem unnötig hohen Preis für die Firma gekauft wird, lohnt sich meistens eine Beratung im Vorfeld der Anschaffung eines neuen Kassensystems. Günstig ist es, wenn die neue Registrierkasse vorgefertigte Templates enthält, welche sich dann in wenigen Momenten mit eigenen Daten befüllen lassen.

Zudem erleichtert es die Bilanzierung ungemein, wenn auch vom mobilen Endgerät aus gezielt auf einzelne Vorgänge zugegriffen werden kann. Die Zugriffsrechte sollten sich dabei für jeden Mitarbeitenden anpassen lassen. Sensible Bestelldaten können für die Anzeige optimiert werden, wobei eine Lese- und Bearbeiten-Funktion ausgewählt werden kann. Moderne Kassensysteme helfen also nicht nur dabei, die aktuellen rechtlichen Vorgaben einzuhalten, sondern tragen ebenfalls zu einer besseren Übersicht sowie zur allgemeinen Effizienzsteigerung im Unternehmen bei.

Hilft eine durchdachte Kassensoftware dabei, Geld zu sparen?

Im modernen Kassensystem prüfen Händler jederzeit auf Knopfdruck ihren Bestand. Dadurch wird eine bessere Planung möglich, vor Leerbestand oder überfüllten Lagerregalen kann man sich also besser schützen durch die Nutzung einer digitalen Registrierkasse. Für die Analyse stehen vielerlei Tools zur Verfügung, sodass sich auch grafische Ansichten einzelner Prozesse ausgeben lassen. Als einen der größten Vorteile zur Einsparung unnötiger Firmenausgaben zählen viele Händler mit geschlossenem Kassensystem aber die digitale Transformation der Dokumentenablage. Belege und Unterlagen der Buchführung können direkt auf elektronischem Weg abgelegt werden, sodass sich mit der Zeit die Anzahl wuchtiger Aktenordner in jedem Büro verringert.

Bereits seit 2005 besteht eine allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Steuererklärung seitens der Finanzämter, zum Geschäftsjahr 2012 wurde ergänzend dazu die elektronische Lohnsteuerkarte eingeführt. Annähernd alle Firmeninhaber und speziell Händler reichen Ihre Unterlagen bei den Finanzbehörden derzeit auf voll elektronischem Weg ein. Durch die Zeiteinsparung bei der Nutzung einer Registrierkasse ergeben sich vielfältige Zeitvorteile, die interne Buchhaltung wird entlastet, Prozesse lassen sich transformieren und beschleunigen. Die Datenauswertung bietet weitere interessante Ansätze für Optimierungen im Verkauf.